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ORD. N°400: Dirección del Trabajo confirma cumplimiento de requisitos para sistema de documentación laboral electrónica
La Dirección del Trabajo emitió el ORD. N°400, de 8 de septiembre de 2026, mediante el cual se pronunció sobre la utilización y comercialización del sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado “Confirmalo.cl”.
La autoridad concluyó que no existe inconveniente para que Idea Uno S.p.A. utilice y comercialice dicho sistema, debido a que, conforme a los antecedentes revisados, cumple con las condiciones técnicas establecidas en el Dictamen N°0789/15, de 16 de febrero de 2015.
¿Qué consultó la empresa?
Idea Uno S.p.A. solicitó a la Dirección del Trabajo un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar un sistema destinado a la generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica.
La consulta fue analizada considerando la normativa y jurisprudencia administrativa vigente sobre la materia.
La Dirección del Trabajo recordó que el Dictamen N°0789/15 establece los requisitos que deben cumplir estos sistemas para ajustarse a la normativa laboral.
¿Qué resolvió la Dirección del Trabajo?
La respuesta fue favorable.
La Dirección del Trabajo señaló que no existe inconveniente para que Idea Uno S.p.A. utilice y comercialice el sistema “Confirmalo.cl”, puesto que, de acuerdo con los antecedentes examinados, cumple las condiciones técnicas establecidas en el Dictamen N°0789/15.
Esto significa que la autoridad consideró que la solución consultada reúne las condiciones necesarias dentro del marco de la documentación laboral electrónica.
¿Qué requisitos debe cumplir un sistema de documentación laboral electrónica?
Uno de los aspectos más importantes del ORD. N°400 es que recuerda que los requisitos establecidos por el Dictamen N°0789/15 son copulativos y no alternativos.
En otras palabras, el sistema debe cumplir con el conjunto de requisitos aplicables. El incumplimiento de cualquiera de ellos determina que el sistema, considerado en su conjunto, no se ajuste a la normativa correspondiente.
Entre las exigencias mencionadas por la Dirección del Trabajo se encuentran las siguientes.
1. Acceso directo para fiscalización
El sistema debe permitir que un fiscalizador de la Dirección del Trabajo pueda consultar directamente la información a través de internet desde la página web de la empresa en que se encuentre implementado el sistema.
El acceso debe poder realizarse desde un computador de la Dirección del Trabajo y a partir del RUT del empleador.
Este requisito es fundamental porque permite que la autoridad pueda acceder a la documentación laboral electrónica durante una fiscalización.
2. Medidas de seguridad
El sistema debe contemplar una medida de seguridad acordada con el empleador que permita realizar las labores de fiscalización sin impedimentos o restricciones.
La Dirección del Trabajo señala que esta medida debe resguardar la información del empleador y, al mismo tiempo, permitir que el fiscalizador pueda acceder a los antecedentes necesarios.
La seguridad debe considerar que la fiscalización pueda efectuarse sin limitaciones relacionadas con:
- Fecha.
- Volumen de documentos.
- Tipo de documento.
- Otras circunstancias que puedan impedir o dificultar la revisión.
3. Acceso desde los computadores del empleador
El sistema debe permitir una consulta y forma de acceso equivalente desde los computadores del empleador fiscalizado, específicamente en el lugar de trabajo.
Esto permite que la empresa también pueda administrar y consultar adecuadamente la documentación que mantiene almacenada electrónicamente.
4. Impresión y certificación de documentos
Otro requisito consiste en que el sistema permita imprimir la documentación laboral.
Además, debe permitir su certificación mediante firma electrónica simple o avanzada, cuando corresponda, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que este deba producir.
Por lo tanto, digitalizar la documentación laboral no significa que la información deba quedar necesariamente limitada al formato electrónico.
5. Ratificación de antecedentes laborales
El sistema también debe permitir que, directamente ante el empleador fiscalizado y mediante la identificación del fiscalizador, puedan ratificarse los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Esta exigencia se relaciona directamente con las facultades de fiscalización de la Dirección del Trabajo.
¿El trabajador debe aceptar recibir documentación laboral electrónicamente?
Sí.
Este es uno de los aspectos más relevantes que la Dirección del Trabajo recuerda en el ORD. N°400.
Los trabajadores deben consentir expresamente que la documentación derivada de su relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida electrónicamente.
La existencia de una dirección de correo electrónico personal no significa, por sí sola, que el trabajador esté obligado a recibir su documentación laboral por medios electrónicos.
Si el trabajador no acepta esta modalidad, su documentación laboral debe entregarse en soporte de papel.
¿Puede utilizarse el correo corporativo del trabajador?
La Dirección del Trabajo establece una precisión importante.
Una vez finalizada la confección del documento, el sistema debe enviarlo automáticamente al correo electrónico particular que previamente haya indicado el trabajador al empleador.
No se autoriza el envío a cuentas institucionales o corporativas.
¿Por qué?
La razón señalada por la autoridad es práctica: si el trabajador deja de prestar servicios para la empresa, podría perder simultáneamente el acceso a su correo corporativo y a la documentación laboral que allí hubiera recibido.
Por ello, la documentación debe enviarse al correo particular informado por el trabajador.
¿Qué documentos laborales pueden gestionarse electrónicamente?
El pronunciamiento se refiere de manera general a la documentación derivada de la relación laboral.
Por ello, una plataforma que cumpla las exigencias correspondientes puede formar parte de procesos como:
- Generación de documentos laborales.
- Gestión documental.
- Firma electrónica.
- Envío de documentación al trabajador.
- Almacenamiento de antecedentes laborales.
- Consulta de documentos.
- Gestión de contratos y modificaciones.
- Administración de documentación relacionada con la relación laboral.
La posibilidad concreta de utilizar cada documento mediante medios electrónicos debe analizarse considerando su naturaleza y los requisitos legales que le sean aplicables.
Digitalizar no significa eliminar las obligaciones del empleador
El ORD. N°400 también permite destacar una diferencia fundamental:
Una plataforma tecnológica facilita la gestión documental, pero no reemplaza las obligaciones laborales del empleador.
La empresa continúa siendo responsable de que la documentación:
- Contenga información correcta.
- Refleje las condiciones reales de la relación laboral.
- Sea confeccionada oportunamente.
- Cumpla la legislación vigente.
- Sea puesta a disposición del trabajador cuando corresponda.
- Se mantenga disponible para fiscalización.
La tecnología constituye una herramienta de gestión y cumplimiento, pero no sustituye la responsabilidad del empleador.
¿Qué pasa si un trabajador no quiere utilizar documentación electrónica?
Si el trabajador no presta su consentimiento para que su documentación laboral sea gestionada y remitida electrónicamente, la empresa debe considerar la alternativa de entregar la documentación en soporte de papel.
Por esta razón, las empresas que implementen sistemas de documentación laboral electrónica deberían contar con procedimientos claros para:
- Obtener el consentimiento del trabajador.
- Registrar dicho consentimiento.
- Gestionar la documentación electrónica.
- Mantener una alternativa en papel cuando no exista consentimiento.
- Asegurar la entrega de los documentos.
- Mantener los respaldos correspondientes.
¿Qué debería revisar Recursos Humanos antes de implementar una plataforma?
El ORD. N°400 entrega criterios útiles para las empresas que están evaluando digitalizar su documentación laboral.
1. Fiscalización
Verificar que la plataforma permita el acceso requerido por la Dirección del Trabajo.
2. Seguridad
Comprobar que existan mecanismos que permitan realizar fiscalizaciones sin comprometer la seguridad de la información.
3. Acceso de la empresa
La empresa debe poder consultar sus documentos desde sus propios equipos y lugares de trabajo.
4. Impresión
Debe existir la posibilidad de imprimir la documentación laboral cuando corresponda.
5. Firma
Es necesario revisar los mecanismos de firma electrónica disponibles y su adecuación al documento respectivo.
6. Consentimiento
Debe existir un mecanismo para obtener y mantener el consentimiento expreso de los trabajadores respecto de la modalidad electrónica.
7. Correo personal
La plataforma debe contemplar el envío de la documentación al correo particular informado por el trabajador y no simplemente al correo corporativo.
Un ejemplo práctico
Una empresa decide implementar una plataforma digital para administrar contratos y anexos.
El sistema genera el documento, permite su firma electrónica y posteriormente lo envía al trabajador.
Para que este proceso sea compatible con los criterios señalados por la Dirección del Trabajo, la empresa debe considerar, entre otros aspectos:
Trabajador acepta la modalidad electrónica → documento se genera → se firma → se envía al correo particular informado → queda disponible para consulta → puede ser revisado durante una fiscalización.
Si el trabajador no acepta recibir documentación laboral electrónicamente, la empresa debe utilizar el soporte de papel correspondiente.
¿Qué importancia tiene este pronunciamiento para las empresas?
La digitalización de Recursos Humanos permite reducir procesos manuales y centralizar documentación.
Esto puede resultar especialmente útil para empresas que administran:
- Muchos trabajadores.
- Varias sucursales.
- Personal distribuido geográficamente.
- Altos volúmenes de contratos y anexos.
- Procesos frecuentes de actualización contractual.
Sin embargo, el ORD. N°400 demuestra que no basta con digitalizar un documento.
La plataforma debe permitir cumplir simultáneamente con las exigencias de gestión documental, firma, acceso del trabajador y fiscalización.
¿La Dirección del Trabajo autorizó específicamente “Confirmalo.cl”?
Sí, pero es importante precisar el alcance.
La Dirección del Trabajo concluyó que no existe inconveniente para que Idea Uno S.p.A. utilice y comercialice “Confirmalo.cl”, porque el sistema analizado cumple las condiciones técnicas señaladas en el Dictamen N°0789/15.
Esto corresponde al sistema y antecedentes concretos examinados en el pronunciamiento.
No significa que cualquier plataforma de documentación laboral electrónica disponible en Chile cumpla automáticamente con esas mismas exigencias.
¿Por qué el consentimiento del trabajador es tan importante?
El consentimiento constituye uno de los elementos centrales de la documentación laboral electrónica.
La Dirección del Trabajo señala que el trabajador debe aceptar expresamente que sus documentos laborales sean:
confeccionados → procesados → firmados → remitidos electrónicamente.
La empresa, por lo tanto, debería incorporar este aspecto dentro de sus procedimientos de incorporación y administración de trabajadores.
Conclusión
El ORD. N°400 de la Dirección del Trabajo, de 8 de septiembre de 2026, confirma que el sistema “Confirmalo.cl”, de Idea Uno S.p.A., cumple las condiciones técnicas establecidas en el Dictamen N°0789/15 para la generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica.
El pronunciamiento también recuerda aspectos fundamentales para cualquier empresa que utilice documentación laboral electrónica:
- Los requisitos técnicos son copulativos, por lo que deben cumplirse en conjunto.
- El sistema debe permitir la fiscalización de la documentación.
- Debe existir seguridad para el acceso a la información.
- Los documentos deben poder imprimirse y certificarse cuando corresponda.
- El trabajador debe consentir expresamente la utilización de medios electrónicos.
- La documentación debe enviarse al correo particular informado por el trabajador, no al correo corporativo.
- Si el trabajador no acepta esta modalidad, la documentación debe entregarse en papel.
Para las empresas, el principal aprendizaje es que la transformación digital de Recursos Humanos debe combinar tecnología, seguridad, trazabilidad y cumplimiento de la normativa laboral.
Fuente oficial
Dirección del Trabajo — ORD. N°400, de 8 de septiembre de 2026.
Materia: Documentación laboral electrónica.
Consultar ORD. N°400 directamente en la Dirección del Trabajo
Última actualización el dia 21 de Septiembre de 2026 por RedRRHH
